MattermonkeysWie is verantwoordelijk?
Mattermonkeys BV
Maatschappelijke zetel: Molenlei 33, 2530 Boechout
BTW BE0766.766.984 · KBO 0766.766.984
E-mail: hallo@mattermonkeys.be
Mattermonkeys BV is verwerkingsverantwoordelijke voor vragen via deze website, onze eigen klantadministratie en facturatie. Voor gegevens die we in een klantproject uitsluitend namens de klant verwerken, kan de klant verantwoordelijke en Mattermonkeys verwerker zijn. Die rollen en instructies leggen we dan afzonderlijk vast.
Welke gegevens gebruiken we, en waarom?
Het formulier vraagt alleen je naam, e-mailadres en bericht. Wat je vrijwillig in je bericht zet, ontvangen we uiteraard ook. Stuur geen identiteitsdocumenten, gezondheidsgegevens of andere gevoelige informatie mee als die niet nodig zijn.
| Gegevens | Doel en grondslag | Ontvangers | Bewaring |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mail en bericht via formulier of mail | Je vraag beantwoorden, je aanvraag opvolgen en eventueel een offerte voorbereiden. Grondslag: stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst; voor algemene zakelijke vragen ons gerechtvaardigd belang om die zorgvuldig te beantwoorden. | Mattermonkeys, Tilda voor het formulier, de e-mailprovider voor ontvangst en correspondentie, en Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk, EU) voor het bewaren en opvolgen van je contactaanvraag. Naam en e-mailadres gaan naar Brevo; je bericht en aangevinkte interesses ontvangen we via de formuliermail. | Tot 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact als er geen opdracht volgt. |
| Noodzakelijke contact-, offerte- en projectgegevens | Afspraken maken en de opdracht uitvoeren. Grondslag: overeenkomst; voor contactpersonen van ondernemingen ook gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie en bewijs van afspraken. | Mattermonkeys en alleen dienstverleners die nodig zijn voor de afgesproken opdracht. | Noodzakelijke contractstukken tot 10 jaar na einde opdracht; operationele gegevens volgens het schema hieronder. |
| Bedrijfsnaam, facturatieadres, ondernemings-/btw-nummer waar van toepassing, factuur- en betalingsgegevens | Factureren, betalingen opvolgen en wettelijke boekhouding. Grondslag: overeenkomst en wettelijke verplichting. | Mattermonkeys, de noodzakelijke e-mail-/administratiediensten en bevoegde instanties waar wettelijk vereist. | 10 jaar vanaf 1 januari na het factuurjaar, behoudens een langere wettelijke verplichting. |
| Technische verbindings- en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres en browserinformatie | De site afleveren, misbruik tegengaan en beveiligingsincidenten onderzoeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een veilige site; noodzakelijke techniek volgens het cookiebeleid. | Tilda/hosting- en beveiligingsdienst zoals DDoS-Guard. | Beveiligingscookies: volgens het cookiebeleid. Technische logs worden niet als klantdossier bewaard; de technische leverancier bepaalt de logtermijn binnen zijn dienstvoorwaarden. |
We vragen via dit formulier geen geboortedatum, geboorteplaats, bankrekening of kopie van je identiteitskaart. Er is geen automatische nieuwsbriefinschrijving. We gebruiken geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar belangrijk effect op basis van je contactaanvraag.
Dienstverleners en toegang
- Tilda: websitehosting en verwerking/doorgifte van het contactformulier. De technische hosting- en beveiligingsketen kan daarbij betrokken zijn.
- Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk, EU): verwerker voor het bewaren van naam en e-mailadres uit contactformulieraanvragen en het opvolgen van de lead, uitsluitend om je aanvraag te beantwoorden en op te volgen. Grondslag: stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om algemene zakelijke vragen zorgvuldig op te volgen. Voor aanvragen zonder opdracht geldt dezelfde bewaartermijn als hieronder: tot 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Dit is geen automatische nieuwsbriefinschrijving.
- Google Fonts: de website vraagt de lettertypes Kanit en Sora extern op. Daarbij ontvangt de lettertypedienst technische verbindingsgegevens, zoals je IP-adres. Dit is geen nieuwsbrief- of advertentie-inschrijving.
- Onze e-mailprovider: opslag en bezorging van aanvragen en zakelijke correspondentie. De concrete leverancier en toepasselijke contractgegevens kun je bij ons opvragen; we noemen hier geen niet-bevestigde bedrijfsnaam.
- Grok Bot en de betrokken AI-aanbieder(s): voor AI-opdrachten, voor zover gegevens voor de afgesproken botwerking nodig zijn en de klant die toegang heeft toegestaan. Niet iedere bezoeker of contactaanvraag wordt daardoor automatisch een AI-gebruiker. De feitelijke leverancier, accountinstellingen en rol worden per project vastgelegd.
We beperken toegang tot wie die nodig heeft en leggen passende vertrouwelijkheids- en verwerkersafspraken vast waar vereist. We verkopen je contactgegevens niet. Wettelijk bevoegde instanties kunnen gegevens ontvangen wanneer de wet dat vraagt. Je kunt de actuele ontvangers en relevante afspraken per mail opvragen.
Mogelijke doorgifte buiten de EER
Hosting, e-mail en AI-diensten kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). We beloven daarom niet dat alle verwerking binnen de EU blijft.
Een doorgifte moet steunen op een geldige AVG-doorgiftegrond, bijvoorbeeld een passend adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen, met waar nodig een beoordeling en aanvullende beveiligingsmaatregelen. Per leverancier en klantproject moeten de feitelijke landen, contracten en waarborgen worden nagekeken vóór toegang wordt gegeven. Vraag ons naar de informatie en waarborgen die voor jouw verwerking gelden; een eigen abonnement bij een AI-aanbieder vervangt die beoordeling niet.
Eén bewaarschema
We bewaren niet alles even lang. Dit schema geldt ook voor de verwijzing in onze algemene voorwaarden:
| Categorie | Wat wordt bewaard? | Termijn |
|---|---|---|
| Vragen zonder opdracht | Naam, e-mailadres en bericht | Tot 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact; eerder verwijderen kan als er geen reden is om ze nog bij te houden. |
| Offertes, overeenkomsten en noodzakelijke projectcorrespondentie | Alleen gegevens die afspraken en uitvoering aantonen | Tot 10 jaar na het einde van de opdracht, voor bewijs van rechten en verplichtingen. |
| Facturen en wettelijke boekhouding | Facturatie- en betalingsgegevens | 10 jaar vanaf 1 januari na het jaar van de factuur, of langer als een wettelijke verplichting dat vereist. |
| Operationele klantdata en toegang | Werkbestanden en toegekende toegang voor de opdracht | Alleen tijdens de opdracht; toegang intrekken bij het einde. Werkexemplaren verwijderen uiterlijk 90 dagen na einde/overdracht, behalve wat aantoonbaar nodig is voor wettelijke bewaring of een geschil. |
Bij een concreet geschil kan noodzakelijke informatie langer worden bewaard zolang dat voor de behandeling nodig is. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze. Bewaartermijnen en verwijdering bij een verwerker in een klantproject worden ook in de verwerkersafspraken vastgelegd. Technische logs bij leveranciers vallen onder hun eigen concrete termijnen; je kunt die bij ons opvragen.
Hoe beschermen we gegevens?
We beperken de gegevens en toegang tot wat voor de opdracht nodig is, gebruiken beveiligde verbindingen en spreken een veilige toegangs- en overdrachtswijze af. Deel geen wachtwoorden of onnodige gevoelige gegevens in het contactformulier. Geen enkele digitale dienst is volledig risicoloos; vermoed je misbruik of een datalek, mail ons dan zodat we het kunnen onderzoeken en waar nodig de wettelijke meldstappen kunnen nemen.
Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking van verwerking of overdraagbaarheid waar de AVG dat voorziet. Tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Als we een verwerking op toestemming baseren, kun je die voor de toekomst intrekken.
Mail je verzoek naar hallo@mattermonkeys.be. We antwoorden normaal binnen één maand; een wettelijke verlenging lichten we tijdig toe. We vragen alleen extra identificatie als dat redelijkerwijs nodig is om je identiteit te controleren, niet standaard een identiteitskaartkopie. Sommige gegevens mogen we wegens wettelijke verplichtingen of geldige rechtsgronden nog niet wissen.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Neem gerust eerst contact op als je iets wil laten verduidelijken.
Cookies en wijzigingen
Technische cookies en de cookievrije statistiekinstelling staan in ons cookiebeleid. Bij een relevante wijziging passen we deze verklaring en de datum aan. Een nieuwe verwerking die toestemming vraagt, voeren we niet enkel in door deze tekst te wijzigen.